Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

Van Roy Christopher, handelend onder de naam Ekséko (eenmanszaak), gevestigd te Banneuxstraat 38, 3500 Hasselt, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0802.398.153 (btw BE 0802.398.153), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

Vragen over privacy? Mail naar christopher@ekseko.be.

2. Welke gegevens we verwerken

• Kennismakings- en contactformulier: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en regio (optioneel), in welke hoedanigheid u contact opneemt, het onderwerp en uw vraag, de pagina waarop u het formulier invulde en uw toestemming.
• Screening voor organisaties: uw antwoorden op de screeningsvragen, samen met uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, regio en eventuele toelichting, wanneer u het resultaat doorstuurt.
• Kennismakingsassistent (AI-chat): de berichten die u in de chat typt en wat u daar zelf deelt, zoals uw naam of e-mailadres wanneer u wilt dat we u contacteren. Deel in de chat geen gevoelige persoonlijke informatie, zoals gezondheidsgegevens.
• E-mail en begeleidingsgesprekken: wat u ons zelf vertelt of mailt. Dat kan informatie over uw gezondheid bevatten, zoals een diagnose autisme of ADHD.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en bezochte pagina's in serverlogs, en, alleen met uw toestemming, statistische gegevens via cookies.

3. Waarom we ze verwerken (rechtsgrond)

• Toestemming (art. 6.1.a AVG): om te antwoorden op uw formulier of screening, en voor statistiek- en marketingcookies.
• Uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG): voor gezondheidsgegevens die u deelt tijdens een aanvraag of begeleiding. We gebruiken ze uitsluitend om u te begeleiden.
• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG): wanneer u een consultancy-opdracht, lezing, workshop of individueel advies afneemt.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): het beantwoorden van de vragen die u via de kennismakingsassistent stelt, de beveiliging van de website en het voorkomen van misbruik van formulieren.

Ekséko stelt geen diagnoses en neemt geen geautomatiseerde beslissingen over u. De AI-assistent geeft algemene informatie en maakt kenbaar dat u met een AI praat. Ekséko kan de gesprekken lezen en het gesprek zelf overnemen.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

• Formulier- en screeningsaanvragen zonder vervolg: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Gegevens uit een begeleiding of opdracht: zolang de samenwerking loopt en daarna maximaal 2 jaar, tenzij u eerder om verwijdering vraagt.
• Facturen en boekhoudstukken: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Gesprekken met de kennismakingsassistent: maximaal 2 jaar na het laatste bericht, tenzij u eerder om verwijdering vraagt.
• Cookies: zie de cookietabel in punt 7.

5. Wie toegang heeft tot uw gegevens

We verkopen geen gegevens en delen ze alleen met dienstverleners die ze voor ons verwerken, onder een verwerkersovereenkomst:

• Amai (fmaapp.be): het beheersysteem van de website, waarin ook formulier- en screeningsaanvragen en de gesprekken met de kennismakingsassistent worden opgeslagen.
• De aanbieder van het AI-taalmodel waarmee Amai de antwoorden van de kennismakingsassistent opstelt: ontvangt daarvoor uw chatberichten.
• Onze hosting- en e-mailpartners: voor het draaien van de website en het beantwoorden van uw e-mails.
• Google (Tag Manager / Analytics): enkel wanneer u toestemming geeft voor statistiek- of marketingcookies.
• YouTube (Google): enkel wanneer u zelf op een video klikt om die af te spelen.

Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt dan alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Informatie uit een begeleiding delen we nooit met een werkgever of organisatie zonder uw toestemming.

6. Uw rechten

• Inzage (art. 15 AVG): opvragen welke gegevens we over u verwerken.
• Rectificatie (art. 16): onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Verwijdering (art. 17): uw gegevens laten wissen wanneer ze niet meer nodig zijn.
• Beperking (art. 18): de verwerking tijdelijk laten stilleggen.
• Overdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: op elk moment, zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt.

Stuur uw verzoek naar christopher@ekseko.be. U krijgt binnen één maand antwoord.

U kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Cookies

Statistiek- en marketingcookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming gaf in de cookiebanner. Noodzakelijke cookies zijn altijd actief. Welke cookies we gebruiken, staat in de cookietabel onderaan deze pagina.

De kennismakingsassistent bewaart in uw browser (localStorage) een willekeurige code, zodat hij uw gesprek herkent wanneer u naar een andere pagina gaat. Ook die staat in de cookietabel.

8. Uw cookiekeuze wijzigen

U wijzigt uw keuze op elk moment via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina. De wijziging geldt meteen; reeds geplaatste cookies verwijdert u via de instellingen van uw browser.

9. Beveiliging

We beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS) en beperkte toegang tot aanvragen. Bij een datalek met een hoog risico voor u verwittigen we u en de toezichthouder binnen 72 uur, zoals artikel 33 AVG voorschrijft.

10. Wijzigingen

We passen dit beleid aan wanneer onze werkwijze of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste wijziging. Zie ook onze gebruiksvoorwaarden.